Zasady ochrony danych osobowych

spółki Carolina Biosystems, s.r.o.,
z siedzibą pod adresem Drnovská 1112/60, 161 00 Praga 6, Republika Czeska,
numer identyfikacyjny: 28177002, NIP/VAT UE: CZ28177002,
wpisanej do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, dział C, wkładka 130814,
e-mail: info@carolinabiosystems.com, telefon: +420 226 203 532,
dla strony internetowej i sklepu internetowego dostępnych pod adresem
https://www.carolinabiosystems.cz.

1. Informacje wstępne

1.1. Niniejsze Zasady ochrony danych osobowych wyjaśniają, w jaki sposób spółka Carolina Biosystems, s.r.o. przetwarza dane osobowe klientów, zarejestrowanych użytkowników, subskrybentów newslettera oraz odwiedzających stronę internetową https://www.carolinabiosystems.cz.

1.2. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych („RODO”), czeską ustawą nr 110/2019 Dz.U., o przetwarzaniu danych osobowych, czeską ustawą nr 480/2004 Dz.U., o niektórych usługach społeczeństwa informacyjnego, oraz innymi właściwymi przepisami prawa.

1.3. Niniejsze zasady mają zastosowanie w szczególności do przetwarzania danych osobowych przy: a) odwiedzaniu strony internetowej,
b) utworzeniu i korzystaniu z konta klienta,
c) zamawianiu towaru przez sklep internetowy,
d) zamawianiu towaru pocztą elektroniczną,
e) realizacji zamówienia, płatności, fakturowania i dostawy towaru,
f) rozpatrywaniu reklamacji lub innego żądania klienta,
g) wysyłaniu komunikatów handlowych i newslettera,
h) używaniu narzędzi analitycznych, bezpieczeństwa i technicznych na stronie.

1.4. Odrębne informacje o używaniu plików cookies i podobnych technologii są podane w dokumencie Zasady używania plików cookies.

2. Kto jest administratorem danych osobowych

2.1. Administratorem danych osobowych jest:

Carolina Biosystems, s.r.o.
Drnovská 1112/60
161 00 Praga 6
Republika Czeska
numer identyfikacyjny: 28177002
NIP/VAT UE: CZ28177002
wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, dział C, wkładka 130814

2.2. Dane kontaktowe administratora:

E-mail: info@carolinabiosystems.com
Telefon: +420 226 203 532
Strona internetowa: https://www.carolinabiosystems.cz

2.3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

3. Jakie dane osobowe przetwarzamy

3.1. Przetwarzamy przede wszystkim dane osobowe, które podają nam Państwo przy składaniu zamówienia, rejestracji, korzystaniu z konta klienta, komunikacji z nami lub subskrypcji newslettera.

3.2. W związku z zamówieniami i kontem klienta możemy przetwarzać w szczególności: a) imię i nazwisko,
b) nazwę firmy,
c) numer identyfikacyjny firmy i NIP/VAT UE,
d) adres rozliczeniowy,
e) adres dostawy,
f) adres e-mail,
g) numer telefonu,
h) uwagę do zamówienia,
i) dane o zamówionym towarze,
j) historię zamówień,
k) dane płatnicze i fakturowe,
l) dane związane z dostawą przesyłki,
m) dane związane z reklamacjami, anulowaniem zamówienia lub komunikacją z klientem.

3.3. W związku z newsletterem możemy przetwarzać w szczególności: a) adres e-mail,
b) imię,
c) nazwę firmy,
d) preferencję językową,
e) informację o subskrypcji lub rezygnacji z subskrypcji,
f) dane o otwarciach newslettera i kliknięciach w linki, jeżeli są śledzone przez narzędzie newsletterowe.

3.4. W związku z działaniem strony internetowej i sklepu internetowego możemy również przetwarzać dane techniczne, w szczególności: a) adres IP,
b) identyfikatory plików cookies i podobnych technologii,
c) dane o urządzeniu i przeglądarce,
d) dane o wizycie na stronie,
e) dane zapisywane w logach serwera,
f) dane przetwarzane przez narzędzia bezpieczeństwa i antyspamowe.

3.5. Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu RODO, takich jak dane o stanie zdrowia, dane biometryczne lub dane dotyczące przekonań religijnych.

4. W jakich celach przetwarzamy dane osobowe

4.1. Dane osobowe przetwarzamy przede wszystkim w następujących celach:

4.1.1. Realizacja zamówienia i wykonanie umowy sprzedaży

Dane osobowe przetwarzamy w celu przyjęcia, potwierdzenia i realizacji zamówienia, dostarczenia towaru, komunikacji z klientem, wystawienia faktury, obsługi płatności, ewentualnego anulowania zamówienia, reklamacji lub innego żądania związanego z zamówieniem.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

4.1.2. Konto klienta

Dane osobowe przetwarzamy w celu utworzenia i zarządzania kontem klienta, umożliwienia logowania, wyświetlania historii zamówień oraz ułatwienia przyszłych zakupów.

Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

4.1.3. Spełnienie obowiązków prawnych

Dane osobowe przetwarzamy również po to, aby spełnić obowiązki wynikające z przepisów prawa, w szczególności przepisów księgowych, podatkowych, archiwizacyjnych i ewidencyjnych.

Podstawą prawną jest spełnienie obowiązku prawnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

4.1.4. Ochrona roszczeń prawnych i uzasadnionych interesów

Możemy przetwarzać dane osobowe w celu ochrony naszych praw, dochodzenia należności, rozwiązywania sporów, udokumentowania faktów prawnych, zapobiegania nadużyciom sklepu internetowego oraz zapewnienia bezpieczeństwa strony.

Podstawą prawną jest uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

4.1.5. Wysyłanie komunikatów handlowych i newslettera

Jeżeli zapiszą się Państwo do newslettera, przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu wysyłania nowości, komunikatów handlowych, informacji o produktach, materiałów specjalistycznych oraz innych komunikatów związanych z naszą działalnością.

Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Jeżeli klient poda nam swój adres e-mail w związku z zakupem, możemy używać go do wysyłania komunikatów handlowych dotyczących podobnych produktów lub usług. Klient może w każdej chwili odmówić otrzymywania komunikatów handlowych, korzystając z linku w każdym komunikacie handlowym lub kontaktując się z administratorem.

Podstawą prawną jest uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w związku z § 7 ust. 3 czeskiej ustawy nr 480/2004 Dz.U.

4.1.6. Analityka odwiedzin strony

Do pomiaru odwiedzin i ulepszania strony używamy Google Analytics 4 za pośrednictwem Google Tag Manager. Narzędzi analitycznych używamy wyłącznie w związku z udzieloną zgodą, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.

Podstawą prawną jest zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

4.1.7. Bezpieczeństwo strony i ochrona przed spamem

W celu ochrony strony i sklepu internetowego przed spamem, automatycznym nadużyciem i atakami bezpieczeństwa używamy technicznych i bezpieczeństwa środków, w tym Google reCAPTCHA, firewalla, ochrony anti-DDoS oraz logów serwera.

Podstawą prawną jest uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, którym jest zapewnienie bezpieczeństwa strony, ochrona przed nadużyciem oraz ochrona danych klientów.

5. Konto klienta

5.1. Jeżeli utworzą Państwo konto klienta, przechowujemy dane potrzebne do zarządzania kontem i realizacji zamówień. W koncie klienta dostępna jest także historia zamówień.

5.2. Dane w koncie klienta przechowujemy przez okres trwania rejestracji. Klient może zażądać usunięcia konta. Dane, które musimy przechowywać w celu spełnienia obowiązków prawnych lub ochrony naszych roszczeń prawnych, możemy przechowywać również po usunięciu konta przez okres określony przepisami prawa lub przez niezbędny okres.

5.3. Klient jest zobowiązany chronić dane dostępowe do swojego konta przed nadużyciem i nieudostępniać ich osobom trzecim.

6. Zamówienia, fakturowanie i dostawa towaru

6.1. Przy zamówieniu przetwarzamy dane potrzebne do realizacji zamówienia, potwierdzenia zamówienia, wystawienia dokumentu księgowego i podatkowego, dostawy towaru oraz ewentualnej późniejszej komunikacji.

6.2. Zamówienia można składać za pośrednictwem sklepu internetowego lub pocztą elektroniczną. W przypadku zamówienia e-mailowego przetwarzamy dane zawarte w korespondencji e-mail, w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o zamówionym towarze oraz dane fakturowe lub dotyczące dostawy.

6.3. Dane fakturowe i księgowe przetwarzamy w systemie księgowym Pohoda. Sklep internetowy jest połączony z systemem księgowym poprzez ręczny eksport danych.

6.4. W celu dostarczenia przesyłek przekazujemy niezbędne dane osobowe przewoźnikom i partnerom logistycznym. Są to w szczególności imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje potrzebne do transportu przesyłki, na przykład informacje o szczególnym reżimie transportu, suchym lodzie lub wartości przesyłki.

6.5. Przewoźnikami mogą być w szczególności: a) PPL,
b) DHL,
c) FedEx,
d) UPS,
e) DPD,
ewentualnie inni przewoźnicy lub partnerzy logistyczni wybrani zgodnie z charakterem towaru i wymaganiami dotyczącymi jego transportu.

7. Płatności

7.1. Obecnie przetwarzamy płatności przede wszystkim na podstawie faktury.

7.2. Jeżeli w przyszłości zostanie wprowadzona bramka płatnicza online, dane potrzebne do dokonania płatności będą przetwarzane przez odpowiedniego dostawcę bramki płatniczej. Danych kart płatniczych nie będziemy przechowywać bezpośrednio w naszym sklepie internetowym, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

7.3. W przypadku wprowadzenia nowej metody płatności niniejsze zasady zostaną odpowiednio zaktualizowane.

8. Newsletter i komunikaty handlowe

8.1. Do wysyłania newslettera i komunikatów handlowych używamy usługi Mailchimp.

8.2. Do newslettera można zapisać się w szczególności: a) zaznaczając odpowiednie pole podczas składania zamówienia,
b) wpisując adres e-mail w stopce strony.

8.3. W związku z newsletterem przetwarzamy w szczególności adres e-mail, imię, nazwę firmy i preferencję językową.

8.4. W ramach narzędzia newsletterowego możemy śledzić otwarcia wiadomości e-mail oraz kliknięcia w linki, aby oceniać skuteczność wysyłek i dostosowywać treść komunikatów do zainteresowań odbiorców.

8.5. Z newslettera lub komunikatów handlowych można zrezygnować w każdej chwili za pośrednictwem linku podanego w każdym komunikacie handlowym albo kontaktując się z nami pod adresem info@carolinabiosystems.com.

8.6. Subskrypcja newslettera nie jest warunkiem dokonania zakupu.

8.7. Dla usługi Mailchimp zaakceptowaliśmy warunki przetwarzania danych / Data Processing Addendum. W związku ze świadczeniem usługi Mailchimp może przetwarzać dane osobowe poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów prawnych dotyczących przekazywania danych.

9. Analityka, cookies i podobne technologie

9.1. Na stronie używamy plików cookies i podobnych technologii. Cookies mogą być podzielone według celu w szczególności na niezbędne, preferencyjne, statystyczne i marketingowe.

9.2. Niezbędne cookies są potrzebne do prawidłowego działania strony i sklepu internetowego, na przykład do nawigacji po stronie, działania koszyka, logowania użytkownika, konta klienta, zabezpieczonych części strony lub zapisania ustawień banera cookies. Bez tych cookies strona nie może działać prawidłowo.

9.3. Preferencyjne cookies pozwalają stronie zapamiętać informacje, które wpływają na jej zachowanie lub wygląd, na przykład preferowane ustawienie wyświetlania produktów.

9.4. Statystyczne cookies pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób odwiedzający korzystają ze strony, mierzyć odwiedzalność i ulepszać funkcjonowanie strony.

9.5. Marketingowe cookies mogą służyć do śledzenia odwiedzających na stronie oraz do wyświetlania odpowiednich reklam lub oceny kampanii marketingowych. Marketingowych cookies używamy tylko wtedy, gdy są aktywne na stronie i gdy użytkownik wyrazi na nie zgodę.

9.6. Preferencyjne, statystyczne i marketingowe cookies oraz podobne technologie są używane wyłącznie na podstawie zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.

9.7. Do pomiaru odwiedzalności używamy Google Analytics 4 za pośrednictwem Google Tag Manager. Google Analytics 4 jest ustawiony z Consent Mode i anonimizacją danych. Dane na poziomie użytkownika są przechowywane w Google Analytics do 14 miesięcy; zagregowane zestawienia i raporty mogą być dostępne przez okres istnienia usługi Google Analytics 4.

9.8. Szczegółowy wykaz używanych cookies, ich celów, kategorii i okresów przechowywania jest podany w odrębnych Zasadach używania plików cookies.

10. Bezpieczeństwo strony, reCAPTCHA i logi serwera

10.1. W celu ochrony strony, sklepu internetowego, kont klientów, zamówień i powiązanych danych używamy technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

10.2. Strona używa Google reCAPTCHA jako ochrony przed spamem, automatycznym nadużyciem i złośliwymi działaniami. Google reCAPTCHA może być stosowana w szczególności tam, gdzie użytkownik wprowadza lub wysyła dane, na przykład przy rejestracji, logowaniu, zamówieniu, subskrypcji newslettera lub innych elementach strony wymagających ochrony przed nadużyciem.

10.3. W związku z używaniem Google reCAPTCHA może dochodzić do przetwarzania danych technicznych, na przykład adresu IP, danych o urządzeniu, przeglądarce i zachowaniu na stronie, oraz do ich przekazywania spółce Google.

10.4. Po stronie serwera używany jest firewall i ochrona anti-DDoS.

10.5. Adresy IP i dane techniczne o dostępie do strony mogą być przechowywane w logach serwera przez niezbędny okres, standardowo około 30 dni, w celu zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności i prawidłowego funkcjonowania strony.

11. Komu przekazujemy dane osobowe

11.1. Dane osobowe przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia wyżej wymienionych celów.

11.2. Dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców: a) operatorowi i administratorowi strony/sklepu internetowego,
b) dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej,
c) księgowemu lub systemowi księgowemu,
d) przewoźnikom i partnerom logistycznym,
e) dostawcy narzędzia newsletterowego,
f) dostawcom narzędzi analitycznych, bezpieczeństwa i technicznych,
g) dostawcom wsparcia IT,
h) organom publicznym, jeżeli taki obowiązek nakłada na nas przepis prawa,
i) doradcom prawnym, podatkowym lub innym specjalistycznym doradcom, jeżeli jest to niezbędne do ochrony naszych praw.

11.3. Operatorem i administratorem strony jest:

BEST FOR NET s.r.o.
Na Laurové 2519/3
150 00 Praga 5 – Smíchov
numer identyfikacyjny: 24826855
NIP/VAT UE: CZ24826855

11.4. Dane strony i sklepu internetowego są przechowywane w Republice Czeskiej w centrum danych VSHosting, Sodomkova 1579/5, 102 00 Praga 10 – Hostivař. Hosting i powiązane usługi techniczne są zapewniane za pośrednictwem operatora strony.

11.5. Operator strony ma dostęp do danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług i zgodnie z naszymi instrukcjami.

12. Przekazywanie danych osobowych poza UE/EOG

12.1. Niektóre usługi, z których korzystamy, mogą obejmować przekazywanie danych osobowych poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy.

12.2. Może to dotyczyć w szczególności usług spółek Google i Mailchimp.

12.3. Przekazywanie danych osobowych poza UE/EOG odbywa się wyłącznie wtedy, gdy spełnione są warunki RODO, w szczególności gdy odpowiedni odbiorca uczestniczy w odpowiednim mechanizmie przekazywania danych, istnieje decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, stosowane są standardowe klauzule umowne albo inny mechanizm prawny zgodny z RODO.

12.4. Mailchimp wskazuje w swoich warunkach mechanizmy przekazywania europejskich danych osobowych, w tym Data Processing Addendum i standardowe klauzule umowne. Google i inni dostawcy mogą korzystać z własnych mechanizmów prawnych przekazywania danych poza UE/EOG.

13. Jak długo przechowujemy dane osobowe

13.1. Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do celów, dla których zostały pozyskane, albo przez okres określony przepisami prawa.

13.2. Dane związane z zamówieniem przechowujemy przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres potrzebny do spełnienia obowiązków prawnych i ochrony naszych roszczeń prawnych.

13.3. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres określony właściwymi przepisami prawa.

13.4. Dane w koncie klienta przechowujemy przez okres trwania rejestracji. Klient może zażądać usunięcia konta. Dane, które musimy przechowywać w celu spełnienia obowiązków prawnych lub ochrony naszych roszczeń prawnych, możemy przechowywać również po usunięciu konta przez okres określony przepisami prawa lub przez niezbędny okres.

13.5. Dane przetwarzane w celu wysyłania newslettera przechowujemy przez okres trwania subskrypcji albo do czasu wycofania zgody, rezygnacji z subskrypcji lub wniesienia sprzeciwu wobec otrzymywania komunikatów handlowych.

13.6. Logi serwera zawierające adresy IP przechowujemy przez niezbędny okres, standardowo około 30 dni.

13.7. Dane na poziomie użytkownika w Google Analytics 4 są przechowywane do 14 miesięcy. Zagregowane zestawienia i raporty mogą być dostępne przez okres istnienia usługi Google Analytics 4.

13.8. Okresy przechowywania poszczególnych plików cookies są podane w odrębnych Zasadach używania plików cookies.

14. Państwa prawa

14.1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu, na warunkach określonych w RODO, w szczególności następujące prawa: a) prawo dostępu do danych osobowych,
b) prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
c) prawo do usunięcia danych osobowych,
d) prawo do ograniczenia przetwarzania,
e) prawo do przenoszenia danych,
f) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
g) prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie,
h) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

14.2. Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody, mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

14.3. Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu, mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

14.4. Jeżeli nie chcą Państwo otrzymywać komunikatów handlowych, mogą Państwo w każdej chwili zrezygnować za pośrednictwem linku w każdym komunikacie handlowym albo skontaktować się z nami pod adresem info@carolinabiosystems.com.

14.5. Swoje prawa mogą Państwo wykonywać za pośrednictwem e-maila info@carolinabiosystems.com albo pisemnie na adres siedziby administratora.

15. Rozpatrywanie żądań

15.1. Na żądania dotyczące danych osobowych odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zazwyczaj najpóźniej w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania.

15.2. W przypadku bardziej złożonych lub licznych żądań termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO.

15.3. Przy rozpatrywaniu żądania możemy poprosić o weryfikację tożsamości wnioskodawcy, jeżeli jest to niezbędne do ochrony danych osobowych.

16. Prawo wniesienia skargi

16.1. Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z przepisami prawa, mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem info@carolinabiosystems.com.

16.2. Mają Państwo również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Urząd Ochrony Danych Osobowych
Pplk. Sochora 27
170 00 Praga 7
strona internetowa: https://www.uoou.gov.cz

17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

17.1. Przy przetwarzaniu danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego indywidualnego podejmowania decyzji, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

17.2. W ramach newslettera lub narzędzi analitycznych może dochodzić do podstawowej oceny zainteresowania treścią, na przykład na podstawie otwarcia wiadomości e-mail, kliknięcia w link lub odwiedzalności strony. Ocena ta służy ulepszaniu treści i komunikacji i nie wywołuje wobec użytkowników skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków.

18. Bezpieczeństwo danych osobowych

18.1. Przyjmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, nadużyciem, zmianą lub zniszczeniem.

18.2. Środki te obejmują w szczególności ograniczenie dostępu, zarządzanie uprawnieniami użytkowników, zabezpieczenie serwera, firewall, ochronę anti-DDoS, używanie narzędzi bezpieczeństwa, tworzenie kopii zapasowych oraz kontrolę dostępu osób pracujących z danymi.

18.3. Dane osobowe udostępniamy wyłącznie osobom, które potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków pracowniczych lub umownych.

19. Zmiany niniejszych zasad

19.1. Niniejsze Zasady ochrony danych osobowych możemy od czasu do czasu aktualizować, w szczególności w przypadku zmian strony, sklepu internetowego, używanych usług, przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych osobowych.

19.2. Aktualne brzmienie zasad będzie zawsze dostępne na stronie internetowej https://www.carolinabiosystems.cz.

19.3. Niniejsze zasady obowiązują od dnia 10 lipca 2026 r.

W Pradze dnia 9 lipca 2026 r.